Le planning bénévoles n'est pas un problème de tableur

Un changement d'heure m'a fait perdre une journée entière. C'est ce jour-là que nous avons construit CovalFlow.

Nous avons construit un outil parce qu'un changement d'heure m'a fait perdre une journée entière.

Je gère les bénévoles d'une association qui organise des soirées et des concerts. Le planning, c'est moi. Quatre à cinq heures dans un tableur pour un seul événement, à croiser les disponibilités de chacun avec les postes à couvrir.

Cette fois l'événement durait deux jours. Avec une heure qui disparaît au milieu de la nuit.

Et des désistements en série la veille.

Tout était à refaire. Pas à corriger, à refaire : quand vous déplacez une personne, vous en déplacez six.

C'est là que nous avons compris quelque chose. Ce n'est pas un problème de tableur, c'est un problème de contraintes. Des disponibilités, des postes, des règles qui se contredisent. Excel n'a jamais été conçu pour ça, et aucune colonne supplémentaire n'y changera rien.

Ça s'appelle CovalFlow.

Les bénévoles déclarent leurs disponibilités eux-mêmes. Un solveur d'optimisation génère le planning en quelques secondes. Un désistement ne détruit plus rien : on relance, c'est réglé.

Deux événements plus tard : 80 bénévoles gérés, 68 contrats signés en ligne depuis un téléphone, zéro impression papier.

La vraie surprise, ce n'est pas le temps gagné sur le planning.

C'est que je ne passe plus mes soirées à relancer des gens pour récupérer une signature.

Si vous organisez des événements et que ça vous parle, écrivez-nous.

Et si c'est un autre tableur qui tient votre entreprise à bout de bras, c'est le même sujet.